Odoo Einführung für EnBW

SAMSA-IT GmbH hat die Open Source Lösung Odoo in der Enterprise Edition für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) und die Abrechnung bei EnBW Energie Baden-Württemberg AG im Bereich Geschäftsentwicklung Operations eingeführt.

Odoo • Ein Bild mit einer Bildunterschrift
Odoo im EnBW Corporate Design

Ein tolles Team, ein tolles Produkt, ein tolles Projekt.

Projektauftrag
Für den Kunden EnBW sollten verschiedene unabhängige Systeme abgelöst und in einer gemeinsamen Plattform abgebildet werden. Hierzu sollte ein neues CRM und Abrechnungssystem eingeführt werden. Es war wichtig eine massenfähige Integration mit SAP zu realisieren. Außerdem sollten Möglichkeiten zu größerer Automatisierung und Prozesseffizienz geschaffen werden.

Systemauswahl
Im Rahmen einer Systemauswahl wurden 23 Systeme miteinander verglichen. Im Finale wurde neben Odoo ein weiteres Produkt bewertet. Bezüglich dem für das Projekt relevanten Funktionsumfang lag Odoo vorne. Darüber hinaus konnte Odoo bezüglich Ausbaubarkeit für zukünftige Anforderungen punkten. Es gibt viele Apps von Odoo und einen Marktplatz mit damals über 10.000 Apps (mittlerweile über 20.000 Apps), die den aktuellen Funktionsumfang entsprechend zukünftiger Anforderungen erweitern können. Bezüglich der Kosten ist Odoo klarer Sieger. Aus der Bewertung ging somit Odoo als Preis- und Leistungssieger hervor.

Vorgehensweise
Der Hauptfokus unserer Vorgehensweise ist die Nutzung der Odoo Standardfunktionalität. Deshalb beraten wir unseren Kunden EnBW umfassend zu den vielfältigen Geschäftsprozessen und Funktionen von Odoo. Darüber hinaus  unterstützen wir bei der Transformation der beteiligten Organisationen im Rahmen der Einführung neuer digitaler Geschäftsprozesse. Der große Vorteil dieser Vorgehensweise besteht im Gegensatz zu Eigenentwicklungen in geringen Implementierungs- und Wartungskosten. Wo spezielle Anforderungen kundenspezifische Erweiterungen erfordern, ermöglichen wir dies mittels geeigneter Erweiterungstechnologien. Im Gegensatz zu Modifikationen stellen unsere Erweiterungen die Upgradefähigkeit und Wartungsfähigkeit sicher.

Team
Die folgenden Fachbereiche haben ihre Key-User in das Projekt entsandt um im Projekt mitzuarbeiten:

  • Produktmanagement

  • Kundenmanagement

  • Vertrieb

  • Abrechnung

  • Controlling/Buchhaltung

Zusätzlich waren folgende Abteilungen mit technischem Hintergrund beteiligt:

  • IT-Abteilung

  • Reporting Abteilung

  • Datenschutz, Security

Die Umsetzung erfolgte durch Mitarbeiter von SAMSA-IT und Odoo.

Projektumfang
Für den Kunden EnBW wurden die folgenden Standard Apps eingeführt:

  • "Kontakte" für die Verwaltung von Kunden, Wettbewerbern und Dienstleistern

  • "Kundenverwaltung" für Lead- und Opportunitymanagement

  • "Verkauf" für Angebots und Auftragsmanagement

  • "Abonnements" für die monatliche und Jährliche Abrechnung von Dienstleistungen

  • "Finanzen" für die Erstellung von Rechnungen, Teile der Nebenbuchhaltung und die Analytische Buchhaltung mit Kostenstellen

  • "Kalender" für die Terminverwaltung z.B. von Kundenterminen und die Einplanung von Aktivitäten wie Wiedervorlagen, Anrufe, Emails und Kundenkontakten

  • "Projekt" für die Verwaltung von Aufgaben und Fehlertickets in Projekten

  • "Kundendienst" für die Verwaltung von Fehlertickets

  • "Dokumente" für das Dokumentenmanagement und die Dokumentenarchivierung

  • "Dashboards" für die Erstellung benutzerspezifischer Dashboards mit relevanten Daten

Folgende Apps wurden kundenspezifisch implementiert:

  • "Im-/Export" für die Integration von und zu SAP

  • "Migration" für die Vollhistorische Migration der Daten aus dem Altsystem

  • "Aktivitäten" für die Gesamtübersicht der Aktivitäten für die Vertreterregelung

  • "Beteiligungshierarchie" für die Abbildung von Besitzverhältnissen bei verbundenen Unternehmen

  • "Wertelisten" für die selbständige Pflege von Wertelisten wie z.B. Leitungsebene durch den Fachbereich

  • "EnBW Design" für die Anpassung der Benutzeroberfläche im EnBW Corporate Design

Leistungen
Als zentraler Dienstleister haben wir im Projekt folgende Leistungen erbracht:

  • Anforderungsmanagement

  • Geschäftsprozessanalyse

  • Beratung

  • Konfiguration

  • Entwicklung

  • SAP Integration

  • Migration

  • Erstellung von Schulungsunterlagen

  • Anwenderschulung

Herausforderungen
Im Projekt wurden die folgenden Herausforderungen gemeistert:

  • Abstimmungen. In einer großen Organisation wie der EnBW gibt es viele Stakeholder mit unterschiedlichen Anforderungen. Der Schlüssel zum Erfolg lag beim Projektleiter der EnBW. Er hat die Anforderungen kanalisiert, Entscheidungen herbeigeführt und war der zentrale Ansprechpartner für die SAMSA-IT.

  • Datenschutz. Als Großkonzern sind die Themen Sicherheit, Datenschutz und Zuverlässigkeit für die EnBW von essenzieller Bedeutung. Durch die enge Zusammenarbeit zwischen EnBW, Odoo und SAMSA-IT konnten alle Herausforderungen erfolgreich bewältigt werden.

  • Migration. Bei der Migration von 4.600 Kunden und 4.700 Produkten bestand die Herausforderungen darin, die verschiedenen Datenquellen in ein einziges Zieldatenmodell zu überführen und dabei die korrekte Verknüpfung der vielen Objekte sicherzustellen. Nach drei Testmigrationen und einer Produktivmigration wurden alle Migrationsfehler beseitigt.

Zeitplan
Nach den Klärungen und Vorbereitungen im Juni und Juli 2019 erfolgte die Umsetzung von Ende Juli bis Mitte Oktober 2019. Die Umsetzungszeit betrug drei Monate.

Go-live
Gerne denken wir daran zurück, was wir in den Gesichtern der Teammitglieder beim Go-Live im Oktober 2019 sahen: Zufriedenheit, Gewissheit, die richtigen Entscheidungen getroffen zu haben, und die Überzeugung, dass die neuen Prozesse richtig laufen werden.

Kundenrückmeldungen
Im Folgenden sind die Kundenrückmeldungen zusammengefasst:

  • Der Projektleiter war von Anfang an ein großer Unterstützer für die Einführung von Odoo.

  • Das Projektteam hat den Vorschlag eingereicht, Odoo auch für weitere Abteilungen im Konzern auszurollen.

  • Mehrere Teammitglieder berichteten, wie zufrieden sie mit der Softwarelösung sind, wie sehr sich die Datenqualität verbessert habe und wie viel Zeit sie sparen.

  • Das Management plant bereits die Phase 2, in welcher der Umfang der Lösung erweitert wird.

  • Der Projektleiter nimmt als offizieller EnBW Vertreter an der Odoo Roadshow in Stuttgart am 28.11.2019 teil, um über die Erfolgsgeschichte zu berichten.

Begeisterungsfaktoren
Im Projekt gab es folgende Begeisterungsfaktoren:

  • Die Vertriebsmitarbeiter haben Odoo bei Kundenbesuchen auf Ihrem Smartphone und Tablet mit dabei. So haben Sie ihre Kundendaten immer griffbereit und können Kundenkontakte vor Ort oder unterwegs protokollieren.

  • Die Benutzer können ihre Daten aus Odoo exportieren, in Excel in Masse ändern und die Änderungen einfach wieder in Odoo importieren. So behalten die Benutzer auch große Datenmengen im Griff.

  • In Odoo gibt es viele Automatismen, wie z.B. Abonnements, die automatisch monatliche Rechnungen erzeugen. Zugleich bietet Odoo aber auch wichtige manuelle Eingriffsmöglichkeiten, wie z.B. die Möglichkeit die Rechnungserstellung aus Abonnements vor dem Jahresabschluss vorzeitig anzustoßen.

  • Odoo bietet auch für knifflige Anforderungen wie die Rechnungsabgrenzung in der Buchhaltung eine automatische Lösung.

  • Fehlende Funktionen konnten über den Odoo Marketplace dazugekauft werden. Konkret wurde eine App um mehrere Rechnungsentwürfe zu einem zusammenzufassen für einmalig 12 EUR eingekauft.

  • Die Benutzeroberfläche wurde im EnBW Corporate Design angepasst. Wo es auch gezeigt wird - auf Folien, in Live-Demos, im täglichen Gebrauch - das professionelle Design hinterlässt ein Gefühl von "das ist unser System" bei den EnBW Benutzern.

  • SAMSA-IT als IT-Dienstleister konnte aufgrund fachlicher Expertise und Einsatzbereitschaft mit den Fachbereichen - insbesondere Controlling und Buchhaltung - auf Augenhöhe diskutieren.

Über EnBW
Die EnBW Energie Baden-Württemberg AG ist mit über 21.000 Mitarbeitern eines der größten Energieunternehmen in Deutschland und Europa und versorgt rund 5,5 Millionen Kunden mit Strom, Gas und Wasser sowie mit Energielösungen und energiewirtschaftlichen Dienstleistungen. Zunehmend wird die EnBW ihre Position als nachhaltiger und innovativer Infrastrukturpartner von Kunden, Bürgern und Kommunen weiter ausbauen. Der Umbau des Unternehmens hin zu Erneuerbaren Energien und intelligenten Infrastrukturlösungen ist ein Kernbestandteil ihrer Strategie.

Über Odoo
Odoo ist der Hersteller der gleichnamigen Open Source Lösung für CRM, ERP und Portale. Odoo hat über 1.250 Mitarbeiter und über 4 Millionen Benutzer. Wesentliche Merkmale von Odoo sind die Erweiterbarkeit über installierbare Apps, die Skalierbarkeit als natives Cloudsystem, Benutzerfreundlichkeit und ein Marktplatz mit über 20.000 Apps von Drittanbietern.  Neben Kunden wie der Wavestone Gruppe und der Stadt Augsburg tritt nun auch die EnBW Energie Baden-Württemberg AG in den Kreis der erfolgreichen Kunden ein.

Über SAMSA-IT
Die SAMSA-IT GmbH ist Ihr Odoo Partner mit dem Fokus auf Energiewirtschaft, Dienstleistung und Handel. Wir haben uns auf Konzerne und Unternehmen spezialisiert mit ihren speziellen Anforderungen an Sicherheit, Datenschutz, Zuverlässigkeit und Skalierbarkeit. Wir sind Experten im Bereich IT-Architektur und behalten auch in großen heterogenen Systemlandschaften den Überblick. Insbesondere integrieren wir mit 13-jähriger Erfahrung auch SAP Systeme. Wir bringen Best-Practice Ansätze in Kundenprojekte ein und treiben Innovationen voran. Unsere Spezialität ist die Verknüpfung von Geschäftsprozessen mit der physikalischen Welt über Internet of Things (IoT).