Sympathisches engagiertes Team mit hoher fachlicher Kompetenz, pragmatisch und zielorientiert.

Projektauftrag
Unser Kunde peha Hagmann GmbH, wollte die bislang parallel geführten Firmen peha Hagmann GmbH und peha-bestgliders GmbH, unter einer Software zusammenführen. Die dadurch entstehenden Synergien sollten im Bereich der gemeinsamen Lagerhaltung, dem automatischen Bestellwesen, neuer, selbstgestaltbarer Webshopauftritte und prozessoptimierter Workflows liegen. Zudem war es extrem wichtig, einen großen Teil der Altdaten in das neue System überführen zu können.

Systemauswahl
Eine teils sehr schwierige Aufgabe ist es die richtige Software und den richtigen Softwarepartner zu finden. Herr Peter Hagmann besuchte im November 2019 die Odoo Roadshow. Dort hat er sich von der Begeisterung unseres SAMSA-IT Geschäftsführers Herrn Manuel Sauer zur Odoo-Software anstecken lassen. Nach weiterer kritischen Prüfungen, zusammen mit seinen IT-versierten Söhnen, hat sich die peha Hagmann GmbH für Odoo und die SAMSA-IT entschieden.

Vorgehensweise
Der Hauptfokus unserer Vorgehensweise ist die Nutzung der Odoo Standardfunktionalität. Hierbei ist die Kommunikation und das Verständnis der bisherigen Geschäftsprozesse und die neue Zielsetzung enorm wichtig. Aus diesem Grund nimmt sich die SAMSA-IT hierfür einen besonderen Anteil an Vorbereitungszeit.
Dadurch zeigt sich oft, dass „komplizierte“ Vorstellungen ebenso mit Standardfunktionalität von Odoo, einer der vielen Drittapps oder einer sauberen, firmenspezifischen Anpassung umgesetzt werden können. Der große Vorteil dieser Vorgehensweise besteht im Gegensatz zu Eigenentwicklungen in geringen Implementierungs- und Wartungskosten. Wo spezielle Anforderungen kundenspezifische Erweiterungen erfordern, ermöglichen wir dies mittels geeigneter Erweiterungstechnologien. Im Gegensatz zu Modifikationen stellen unsere Erweiterungen die Upgradefähigkeit und Wartungsfähigkeit sicher. Auch bei der peha Hagmann GmbH haben wir eine gesunde Mischung von Standardfunktionalitäten, firmenspezifischen Entwicklungen und Drittapps im Einsatz.

Team
Ein klares Erfolgskonzept für ein Projekt ist es, ein Team von hoher fachlicher Kompetenz, mit einer Prise Pragmatismus, Zeitmanagement und starker Entscheidungskraft und Wille einzusetzen.
Unser Kunde peha Hagmann GmbH hat sich persönlich der Transformation zur Odoo Software in Form der Firmeneigentümer Peter Hagmann, Sebastian und Tobias Hagmann eingebracht. Dadurch konnten Prozesse schnell, direkt abgestimmt und vor allem auch verbindlich entschieden werden.
Die Umsetzung erfolgte durch das Projektteam der SAMSA-IT.

Projektumfang
Für den Kunden peha Hagmann GmbH wurden die folgenden Standard Apps eingeführt:
  • "Kontakte" für die Verwaltung von Kunden, Wettbewerbern und Dienstleistern

  • "Verkauf" für Angebots und Auftragsmanagement

  • „Website inkl. Webshop“ zum einfachen Erstellen eigener Websites mit Bestellmöglichkeit je Mandant

  • "Dokumente" für das Dokumentenmanagement und die Dokumentenarchivierung

  • „Einkauf“ für Alles was zum Prozess des Einkaufs gehört

  • „Lager“ für physische und virtuelle Lager, Lagerhaltungsprozesse

  • „Fertigung“ unterstützt die Prozesse bei eigener Fertigung zum Produkt

  • "Finanzen" für die Erstellung von Rechnungen, Teile der Nebenbuchhaltung und die Analytische Buchhaltung mit Kostenstellen

  • "Dashboards" für die Erstellung benutzerspezifischer Dashboards mit relevanten Daten

  • „Diskussion“ Plattform der odoo internen Kommunikation, Chats und Gruppen

Folgende Apps wurden kundenspezifisch implementiert:

  •  „SAMSA-.IT Basic price“ zum errechnen und Anzeigen von vergleichbaren Mittelwerten bei Produkten z.B. 1 Liter

  • „SAMSA-IT Advanced Reordering Rules“ zum erzeugen eines automatischen Vorschlags zur Nachbestellung von benötigten Produkten

  • „SAMSA-IT Adress twice on delivery slip“ zum Anzeigen von zwei Adressen auf dem Lieferschein zum Ausdruck auf einem Etikett

  • „SAMSA-IT Share one inventory two companys“ macht ein Lager mandantenfähig für zwei Firmen

  • „SAMSA-IT Lieferschein Sortierung“ sortiert die Lieferscheine nach Firmenwunsch

  • „SAMSA-IT Multiycompany Website“ ermöglicht den Durchgriff auf einen gemeinsamen Lagerbestand im Webshop

Folgende Drittapps wurden zudem installiert:

  • „Amazon“ für die erweiterte Anforderung zum Onlinehandel mit Amazon

  • „eBay“ für die erweiterte Anforderung zum Onlinehandel mit eBay

  • „Formularanpassung“ für die erweiterte und selbstständige Anpassungsmöglichkeit von Formularen

Leistungen
Als zentraler Dienstleister haben wir im Projekt folgende Leistungen erbracht:

  • Anforderungsmanagement

  • Geschäftsprozessanalyse

  • Beratung

  • Konfiguration

  • Entwicklung

  • Migration

  • Erstellung von Schulungsunterlagen

  • Anwenderschulung

Herausforderungen
Im Projekt wurden die folgenden Herausforderungen gemeistert:

  • Prozesse Intercompany. Durch das Zusammenführen der beiden Firmen in eine gemeinsame Software, den gemeinsamen Zugriff auf ein Lager und den Wunsch die daraus entstehenden Synergien zu nutzen, mussten einige Prozesse neu gedacht werden. Auch dies gelang erfolgreich.

  • Effektive Zusammenarbeit. Durch die vielen unterschiedlichen Einzelprozesse war es notwendig einen starken Projektleiter auf Seiten des Kunden peha Hagmann GmbH zu haben. Herr Sebastian Hagmann stand jederzeit mit hohem Einsatz und Wissen zur Verfügung. Dadurch war eine effektive und sehr gute Zusammenarbeit umsetzbar.

  • Migration. Bei der Migration von Produkten, Produktbildern, Kunden, Lieferanten, Rechnungen und Angeboten bestand die Herausforderung den sinnvollsten Weg zur Umsetzung zu finden. Rückblickend Datenmengen der letzten Jahre zu migrieren, diese richtig zu verknüpfen ist in Projekten gerne eine sehr umfassende und anspruchsvolle Aufgabe. Aber auch diese Anforderung konnten wir in gemeinsamer Abstimmung sehr erfolgreich umsetzen.

Zeitplan
Nach den Klärungen und Vorbereitungen im Juni 2020 erfolgte die Umsetzung von Mitte Juli bis Dezember 2020. Die Umsetzungszeit betrug fünf Monate. Trotz der in 2020 gegebenen Einschränkungen konnten wir das Projekt mit moderner Videotechnik gut fortführen.

Go-live
Der Go-live erfolgte zum Jahreswechsel 2021 leise und erfolgreich. Natürlich zeigt sich im Echtbetrieb noch die eine oder andere Schraube, die noch angepasst werden muss. Dennoch können wir von einem durchweg erfolgreichen Go-live sprechen und bedanken uns auch hier bei den Mitwirkenden der peha-Hagmann GmbH und unserem SAMSA-IT Team.

Kundenrückmeldungen
Im Folgenden sind die Kundenrückmeldungen zusammengefasst:
Aus Kundensicht haben wir uns während dem gesamten Projekt sehr gut aufgehoben gefühlt bei SAMSA-IT. Durch ein von Anfang an durchstrukturiertes Vorgehen wurden keine wichtigen Punkte vergessen und wir konnten pünktlich zum Go-Live mit beiden Firmen von unserem alten ERP-System auf Odoo wechseln. Der große Arbeitseinsatz und die Bereitschaft über den Jahreswechsel des gesamten SAMSA-IT Teams, seien in diesem Zusammenhang nochmals gesondert zu erwähnen.
Zunächst erfolgte eine Prozessaufnahme, um die zentralen Prozesse zu identifizieren und mithilfe von SAMSA-IT auf die Funktionalität von Odoo zu mappen. Wenn die Standardfunktionalität nicht ausreichend war, wurde direkt ein entsprechender Change Request spezifiziert und eingeplant. Durch ein von Anfang an wöchentlich statt findendes Jour-Fixe konnte stets der aktuelle Fortschritt kommuniziert werden und früh auf mögliche Risiken reagiert werden.
Nach den ersten drei Monaten im Produktiv-Betrieb sind wir nach wie vor der Überzeugung die richtige Entscheidung getroffen zu haben und mit Odoo in ein zukunftsfähiges ERP-System investiert zu haben. Die von SAMSA-IT entwickelten Apps erfüllen zuverlässig ihren Zweck und führen zu den gewünschten Effizienz Steigerungen. Das System macht einen sehr stabilen und robusten Eindruck. Besonders die odoo.sh-Managementkonsole begeistert durch einen konsistenten Staging- und Produktivsystem Ansatz und einem sehr unkomplizierten Backup-Management. Es lässt sich innerhalb weniger Minuten ein neues Testsystem mit aktuellen Produktiv-Daten aufsetzen, um beispielsweise neue Apps und Funktionen zu testen.
Das Management plant bereits weitere Bereiche in Odoo zu integrieren, um die volle Stärke von Odoo ausspielen zu können. Schon die Standard-Apps von Odoo bieten für fast jeden Bereich (z.B. CRM, Personal, Abwesenheits- und Anwesenheitsmanagement) eine Lösung an, die ohne großen Aufwand und kostengünstig in die bestehende Struktur integriert werden kann.

Begeisterungsfaktoren
Im Projekt gab es folgende Begeisterungsfaktoren:

  • Gerade in den aktuellen Zeiten zeigt das Odoo System seine Stärken. Sie können Ihre Daten jederzeit mit dem Tablet, Smartphone oder Ihrem Rechner im Homeoffice aufrufen. Sofortiger Überblick und sofortiges Handeln möglich – weltweit. So geht flexibles Arbeiten heute.

  • Eine weitere peha Besonderheit: Lagerhaltung für zwei Firmen, mit Durchgriff bei den Bestellungen sowohl manuell, also auch über die Webshops von Odoo, Amazon und eBay

  • Eine Kundendatei mit individuellen Preislisten. Beispielsweise gibt es eine Preisliste für allgemeine Kunden im Odoo Webshop und spezielle für Stammkunden. Individuell und jederzeit anpassbar

  • Die Benutzer können ihre Daten aus Odoo exportieren, in Excel in Masse ändern und die Änderungen einfach wieder in Odoo importieren. So behalten die Benutzer auch große Datenmengen im Griff.

  • In Odoo gibt es viele Automatismen, wie z.B. Reordering Rules, die automatisch Vorschläge zur Nachbestellung generiert. Zugleich bietet Odoo aber auch wichtige manuelle Eingriffsmöglichkeiten, wie z.B. die Möglichkeit die manuelle Bestellung durchzuführen und Zahlen anzupassen.

  • Odoo bietet auch für knifflige Anforderungen wie die Fertigung eigener Produkte einen automatischen Prozess.

  • Fehlende Funktionen konnten über den Odoo Marketplace dazugekauft werden. Konkret wurden Lösungen zu erweiterten Anforderungen von Amazon und eBay, aber auch Formularanpassungstools zum eigenen Gestalten ergänzend gekauft.

  • Mit weiteren firmenspezifisch entwickelten Apps konnte SAMSA-IT die Prozesse abrunden.

Über die peha Hagmann GmbH
Seit über 20 Jahren bietet peha® im Bereich der Verpackungs- und Organisationsmittel, der Möbel- und Umzugslogistik und vielen speziellen Nischenprodukten für den Möbelhandel, qualitativ hochwertige Lösungen.
Mit Kreativität, viel Einsatz, Engagement, Ausdauer und einer Strategie, die dem Kunden größtmöglichen Nutzen bringt, ist peha® sowohl für den Großhandel, aber auch für den Endkunden attraktiv. Heute werden die kleinen Helfer auf der ganzen Welt eingesetzt und finden begeisterte Anerkennung! Namhafte Sitzmöbelhersteller rüsten inzwischen optional Ihre Sofagarnituren mit den Anti-Rutsch-Pads von peha® aus. Die Firma peha-bestgliders GmbH ist für den Privatkunden, die Firma peha Hagmann GmbH für Industrie und Gewerbe zuständig.

Über Odoo
Odoo ist der Hersteller der gleichnamigen Open Source Lösung für CRM, ERP und Portale. Odoo hat über 1.250 Mitarbeiter und über 4 Millionen Benutzer. Wesentliche Merkmale von Odoo sind die Erweiterbarkeit über installierbare Apps, die Skalierbarkeit als natives Cloudsystem, Benutzerfreundlichkeit und ein Marktplatz mit über 20.000 Apps von Drittanbietern.  Neben Kunden wie der Wavestone Gruppe und der Stadt Augsburg, EnBW Energie Baden-Württemberg AG tritt nun auch die peha Hagmann GmbH in den Kreis der erfolgreichen Kunden ein.

Über SAMSA-IT
Die SAMSA-IT GmbH ist Ihr Gold-Odoo Partner mit dem Fokus auf Energiewirtschaft, Dienstleistung und Handel. Wir haben uns auf Konzerne und Unternehmen spezialisiert mit ihren speziellen Anforderungen an Sicherheit, Datenschutz, Zuverlässigkeit und Skalierbarkeit. Wir sind Experten im Bereich IT-Architektur und behalten auch in großen heterogenen Systemlandschaften den Überblick. Insbesondere integrieren wir mit 13-jähriger Erfahrung auch SAP Systeme. Wir bringen Best-Practice Ansätze in Kundenprojekte ein und treiben Innovationen voran. Unsere Spezialität ist die Verknüpfung von Geschäftsprozessen mit der physikalischen Welt über Internet of Things (IoT).